Сотрудник оплатил аренду со своей банковской карты

В перечень подотчетных расходов входят представительские, командировочные расходы, расходы на административно-хозяйственные нужды приобретение канцелярии, хозяйственного инвентаря, обслуживание офисной техники и аналогичные расходы. Игнорирование надлежащего оформления подотчетных документов может повлечь налоговые риски в части признания расходов по налогу на прибыль, доходов работников по НДФЛ, а также необходимостью начисления страховых взносов на сумму неподтвержденных расходов. Получить денежные средства под отчет может не только работник компании, но и лицо, с которым у компании заключен договор гражданско-правового характера письмо ЦБ РФ от Основанием для выплаты подотчетной суммы является приказ распоряжение, решение , подписанное руководителем компании. Необходимости оформлять работнику заявление на выдачу денежных средств под отчет теперь нет.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Неправильное списание подотчетных сумм в случае смерти работника Выдавать деньги под отчет можно только на основании заявления сотрудника на имя руководителя. В нем фиксируют конкретный срок, на который выданы средства п. Установить срок руководитель может как в виде определенного периода например, 14 рабочих дней , так и в виде конкретной даты например, до 9 июня. Никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель организации, в законодательстве не предусмотрено. Однако не совсем логично руководителю писать заявление на свое же имя. Есть два варианта оформления в данной ситуации.

Компания оплатила перелет и проезд на транспорте, . В этой связи, суточные имеют своей целью покрытие личных . предприятия в банк подтверждается выпиской банка о внесении Договор аренды заключен на год. «Лютик» на корпоративную карту сотрудника (письмо Минфина. Сотрудник принял участие в международном форуме и оплатил его стоимость со своей кредитной карточки. Международный форум. Без соответствующих полномочий иные сотрудники принимать . Незнание правил расчетов с использованием банковских карт.

Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами

Таким образом, он должен быть у работника. Подтверждаем срок командировки, когда нет проездных билетов Юлия Как подтвердить фактический срок пребывания работника в командировке в случае отсутствия проездных документов, документов по найму жилого помещения и документа от принимающей стороны о сроке прибытия работника к месту командирования убытия из него , так как работник направлен в командировку для оказания технической помощи ремонт другого нашего автомобиля на трассе М2 г. Это могут быть, например, путевой лист, маршрутный лист. Как мы поняли, ваш работник был командирован для помощи в ремонте автомобиля вашей компании. То есть принимающей стороной выступала ваша же организация. Как правильно в таком случае учесть расходы на обратную дорогу? Главное, чтобы на задержку в Москве на выходные было согласие руководителя неважно, остался работник там по делам или отдохнуть. Стоимость обратного билета не облагается НДФЛ. Чем подтвердить срок его командировки? Такой документ может сопровождаться служебной запиской. Если руководитель согласен с этим, то расходы на обратный проезд без проблем можно учесть при расчете налога на прибыль. Виды документов, подтверждающих срок пребывания работника в командировке, законодательно не установлен ы Письмо Роструда от Документом, которым принимающая сторона докажет прибытие-убытие, может быть и командировочное удостоверение, если вы его до сих пор оформляете. Также и в самой служебной записке могут быть проставлены отметки принимающей стороны.

Подотчетное лицо расплачивается личной картой

Такая банковская карта привязана к расчетному счету предприятия. Корпоративная банковская карта — мобильное средство для осуществления платежей лицами, которым эта карта выдана.

Наличие такой карты на предприятии позволит сделать более простыми и удобными расчеты сотрудников организации, например, в командировках. Ведь при расчетах картой, представителям компании нет необходимости расплачиваться наличными деньгами.

Все операции по карте отражаются в отчетах из банка и направляются на привязанный к карте телефон, чаще всего руководителя компании, и на электронную почту, например, главного бухгалтера. Кроме оплат нужд сотрудников в командировках, с помощью карты могут быть оплачены покупки и услуги других коммерческих организаций в интересах предприятия — владельца карты.

Средства, списанные со специального счета компании в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными под отчет работнику. В срок, установленный положением об использовании корпоративных карт, работник должен представить авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты.

Может ли директор оплачивать корпоративной картой свои личные покупки? Личные нужды даже директор должен оплачивать исключительно из своей заработной платы. Денежные средства, находящиеся на расчетном счете компании, принадлежат не директору, а организации. Поэтому, если все же денежные средства, потраченные с корпоративной банковской карты директором или другим сотрудником предприятия, не соответствуют профилю работы организации, они признаются личными нуждами сотрудника.

Такие траты сотрудник или директор обязан возместить в кассу или написать заявление, в соответствии с ним данная сумма в полном размере будет удержана из зарплаты работника, должность которого не имеет никакого значения.

При любых оплатах, совершенных посредством корпоративной банковской карты, сотрудникам надлежит сохранять все отчетные документы, подтверждающие оплату. На основании предоставленных в бухгалтерию чеков, квитков, квитанций составляется авансовый отчет, который работник подписывает, а бухгалтер составляет необходимые проводки.

Чтобы избежать лишних вопросов от проверяющих инспекторов, рекомендуется издать внутренний документ, регламентирующий права и обязанности сотрудников, использующих корпоративную банковскую карту в интересах компании.

Следует четко прописать, как фиксируется выдача карты на руки сотрудникам, установить лимиты на расходование средств по той или иной статье затрат, а также порядок снятия денежных средств с карты. Важно указать, что распоряжением руководителя предприятия не предусмотрена процедура приходовать снятые в банкомате денежные средства в кассе организации. В правилах отчетности не лишним будет указать, кто из сотрудников вправе получать карту и каким образом проходит в компании отчет о потраченных суммах, так как деньги на корпоративной банковской карте — это те же подотчётные денежные средства, которые могли бы быть получены работников в кассе организации наличными.

Преимущества расчетов с помощью корпоративной банковской карты вместо выдачи подотчетных сумм заключается в оперативности расчетов, по сравнению с другими безналичными перечислениями, и контроле операций по расходованию средств компании подотчетными лицами.

Кроме того, деньги на карте невозможно потерять, без кода злоумышленники не смогут воспользоваться финансами компании. С корпоративной картой уполномоченный сотрудник без труда оплатит бронь в гостинице, заплатит за топливо в поездке по служебной необходимости, оплатит товары, способствующие улучшению качества работы предприятия. А что, если работник оплатил расходы своей картой?

Оплата банковской картой сотрудника за организацию Если сотрудник расплатился своей картой, он вправе рассчитывать на компенсацию затрат, если расходы были согласованы руководителем, и у сотрудника на руках все оправдательные документы, подтверждающие расходы. Законодательство не запрещает использование личной банковской карты работником для осуществления платежей от лица компании. Так как, если сотрудник оплачивает товары и услуги за свой счет, не получив для совершения платежа предварительно денежные средства под отчет в кассе, то не важно наличными средствами он это сделал или с помощью банковской карты.

В данном случае банковская карта лишь означает, что платеж совершен за безналичный расчет, но все также от работника и в интересах компании. Авансовый отчет не оформляется, так как работник не получал деньги авансом. Если не получавший денежные средства под отчет сотрудник оплатил товар со своей кредитной карты, как отчитаться в финансовом отделе?

Сотрудник предоставляет в бухгалтерию заявление о возмещении потраченных средств и для оформления расходов прикладывает все документы, подтверждающие эти самые траты. В заявлении работник вправе указать, каким способом он желает получить возмещение понесенных расходов: на банковскую карту, принадлежащую работнику, или наличными — в кассе.

Если это вариант с зачислением денежных средств на личную или зарплатную банковскую карту сотрудника, то работник указывает реквизиты своей банковской карты в заявлении.

Оплата банковской картой лица, не являющегося сотрудником предприятия Законом допустим также вариант, когда сотрудником производится за товар или услугу оплата картой лица, не работающего в организации. В этом случае к заявлению сотрудника на возмещение затрат прикладывается уведомление от лица, на чье имя оформлена карта, с которой осуществлялся платеж.

В этом уведомлении владелец карты поясняет, что не возражал против оплаты товара или услуги принадлежащей ему картой. Если платеж произведен с банковской карты супруги или супруга, работающего на предприятии сотрудника, осуществившего платеж, заявление с подтверждением согласия не потребуется.

Оплата расходов банковской картой. Авансовый отчет Если сотрудник получил денежные средства под отчет в кассе предприятия, а расплатился, оплачивая услуги или товары, действуя в интересах компании и по согласованию с руководством организации, то это тоже законом не возбраняется. В этом случае налоговики потребуют предъявить авансовый отчет на выданную сумму и оправдательные чеки, бланки, квитанции.

Еще один вариант, разрешенный законом — это внесение подотчетной суммы бухгалтером компании на банковскую карту работника, которой сотрудник оплачивает, например, расходы по ГСМ. Если сотрудник расплачивается кредитной картой, а не дебетовой, то это не меняет алгоритма действий по оплате и сбору документации ни со стороны работника, ни с позиции компании, и законом тоже допускается. Налоговики также не возражают против осуществления платежей за организацию сотрудником его кредитной картой, то есть можно оплатить товар кредитной картой сотрудника.

В случае, если денежные средства под отчет были выданы в бухгалтерии одному сотруднику, а оплата совершена банковской картой другого сотрудника этого же предприятия, то работником, который получил сумму под отчет, предоставляет в финансовый отдел авансовый отчет.

Оплата банковской картой другого сотрудника отражается в заявлении, приложенным к авансовому отчету подотчетного лица, в котором указывается, что оплата произведена с согласия владельца карты. Рекомендуется также к такому авансовому отчету приложить расписку от владельца карты о том, что он получил компенсацию за расходы по принадлежащей ему банковской карте от подотчетного лица в полном размере.

Сотрудник оплатил услуги со своей банковской карты: как отчитаться Используя, например, в аренду автомобиль или заказав перевозку мебели из офиса на склад, и действуя в интересах компании, сотрудник оплатил услуги со своей кредитной карты, как отчитаться в бухгалтерии, чтобы получить возмещение? Услуга ничем не отличается по алгоритму возмещения в этом случае от товара. Работнику достаточно предоставить в финансовый отдел или бухгалтерию заявление о возмещении расходов и приложить к нему все чеки и квитанции, подтверждающие платежи.

Требованием по предоставлению отчета о потраченных средствах является своевременность предоставления отчетности. Законом определен срок — три дня после совершения сотрудником платежа или приезда из командировки и выхода на работу. При нарушении сроков подачи оправдательной документации в бухгалтерию организации, расходы признаются руководителем необоснованными, и работнику откажут в возмещении затрат, а если сумма была выдана ранее под отчет, то она будет высчитана из зарплаты сотрудника.

Налоговый и бухгалтерский учет услуги не отличаются от учета товара. Как учесть в налоговом учете оплату с карты Деньги, которые бухгалтер перечисляет на карты сотрудникам подотчет или на корпоративную карту, остаются деньгами компании. При получении оправдательной документации, подтверждающей правомерность учета таких расходов, бухгалтер учитывает затраты для уменьшения налогооблагаемой базы. НДФЛ в этом случае не начисляется, так как сотрудник не получает экономической выгоды, такие суммы, при зачислении на карту сотруднику, представляются задолженностью работника перед компанией.

После предоставления чеков, бланков, квитанций, подтверждающих расходы в пользу компании, расходы распределяются в затратах компании бухгалтером в соответствии со статьей расхода. Если сотрудник не предоставил необходимых подтверждений того, что деньги были потрачены в интересах компании, подотчетная сумма вычитается бухгалтером из заработной платы сотрудника с начислением на нее НДФЛ 13 процентов.

Так как такие суммы принимаются в качестве экономической выгоды работника. Например, при принятой в компании практики оплаты работникам мобильной связи за счет компании, сотрудник пополнил связь со своей банковской карты проводки в бухгалтерском учете отражают расход на нужды компании и возмещение затрат работнику. Такую оплату бухгалтер учитывает, как расходы компании.

Если же работник пополнил счет личного телефона, а политикой компании не предусмотрена компенсация мобильной связи, то эти расходы не будут учтены, как затраты компании. Заключение Чтобы избежать спорных ситуаций с проверяющим инспектором, руководителю организации надлежит подписать приказ, предусматривающий правила перечисления денежных средств на банковские карты работников, компенсаций платежей без выдачи денег подотчет и с перечислением авансов.

Рекомендуется регламентировать порядок об оплате товаров или услуг банковскими картами сотрудников и корпоративной картой организации. Соответствующие указания надлежит зафиксировать и в учетной политике компании.

Сотрудники, которым разрешено руководителем расплачиваться личными банковскими картами и корпоративной картой, обязаны расписаться в документации о том, что они осведомлены о порядке оплаты товаров и услуг в интересах компании банковскими картами.

Утвержденный список таких сотрудников надлежит прикрепить к приказу руководителя о правилах работы предприятия по расчетам банковскими картами. Сотрудники, совершившие платеж посредством личной банковской карты без получения аванса, вправе рассчитывать на возмещение. Возмещение возможно, если понесенные расходы признаны руководителем, как нужды предприятия, и на затраты предоставлена подтверждающая документация в виде чека, бланка строгой отчётности, квитанции и т.

Допускается оплата расходов в интересах компании с банковской карты лица, не оформленного в штате компании. С года налоговики позволили бухгалтеру перечислять подотчетные деньги на зарплатные карты работникам.

А вот перечисление заработной платы сотрудников на корпоративную карту запрещено. Если при расходах на нужды компании произведена оплата банковской картой, подтверждающий документ предоставляется в обязательном порядке, независимо от того, товар или услуга были оплачены сотрудником и какой банковской картой это было сделано.

Если документация, подтверждающая правомерность расходов с помощью личной или корпоративной банковской карты не предоставлена, или не оформлена надлежащим образом, сотрудник обязан предоставить объяснительную записку, а сумма затрат возмещается из его зарплаты.

Статьи по теме.

Спорные ситуации при направлении сотрудников в командировки

Эти суммы выплачены сотруднику не в счет оплаты труда. Кроме того, они не приносят сотруднику экономической выгоды дохода ст. ОСНО, УСН и ЕНВД Деньги, выплаченные сотруднику в порядке возмещения перерасходованных подотчетных сумм, войдут в состав расходов при расчете налога на прибыль и единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами. Для этого нужно подтвердить их экономическую обоснованность п. Порядок учета указанных расходов зависит от того, что оплачивал сотрудник. Так, например, представительские расходы, произведенные во время командировки, можно учесть в пределах норм.

Как действовать, если в командировку отправлены несколько человек

Такая банковская карта привязана к расчетному счету предприятия. Корпоративная банковская карта — мобильное средство для осуществления платежей лицами, которым эта карта выдана. Наличие такой карты на предприятии позволит сделать более простыми и удобными расчеты сотрудников организации, например, в командировках. Ведь при расчетах картой, представителям компании нет необходимости расплачиваться наличными деньгами. Все операции по карте отражаются в отчетах из банка и направляются на привязанный к карте телефон, чаще всего руководителя компании, и на электронную почту, например, главного бухгалтера. Кроме оплат нужд сотрудников в командировках, с помощью карты могут быть оплачены покупки и услуги других коммерческих организаций в интересах предприятия — владельца карты. Средства, списанные со специального счета компании в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными под отчет работнику. В срок, установленный положением об использовании корпоративных карт, работник должен представить авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты. Может ли директор оплачивать корпоративной картой свои личные покупки? Личные нужды даже директор должен оплачивать исключительно из своей заработной платы.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Если директор оплатил личные расходы корпоративной картой. Урок от Бухгалтер 911, №25, 2016

Ответы на вопросы: подтверждение командировочных расходов

Заключение Оплата банковской картой сотрудника за организацию Если сотрудник расплатился своей картой, он вправе рассчитывать на компенсацию затрат, если расходы были согласованы руководителем, и у сотрудника на руках все оправдательные документы, подтверждающие расходы. Законодательство не запрещает использование личной банковской карты работником для осуществления платежей от лица компании. Так как, если сотрудник оплачивает товары и услуги за свой счет, не получив для совершения платежа предварительно денежные средства под отчет в кассе, то не важно наличными средствами он это сделал или с помощью банковской карты. В данном случае банковская карта лишь означает, что платеж совершен за безналичный расчет, но все также от работника и в интересах компании. Авансовый отчет не оформляется, так как работник не получал деньги авансом.

Без соответствующих полномочий иные сотрудники принимать . Незнание правил расчетов с использованием банковских карт. Главное, правильно отразить корпоративные банковские карты в . указанных расходов зависит от того, что оплачивал сотрудник. Платежи по аренде мы произвели на банковские реквизиты, указанные в договоре. За проживание всех сотрудников оплачивал директор. счету приложена выписка с банковской карты директора об оплате.

Спорные ситуации при направлении сотрудников в командировки Спорные ситуации при направлении сотрудников в командировки 5 июня Екатерина Уцына Отмена командировочного удостоверения с 8 января этого года во многом облегчила работу бухгалтеров и кадровиков подп. Однако возникли сложности с определением сроков нахождения сотрудников в командировке при направлении туда на личном и служебном транспорте. Остались и старые вопросы о возможности компенсировать те или иные командировочные расходы, а также о правомерности их учета для целей налогообложения прибыли.

расчеты с подотчетными лицами

Какие обязательные реквизиты должен содержать товарный чек, чтобы подтвердить расходы Вопрос У нас возникло 3 вопроса: 1. Наша организация арендует офисное помещение у индивидуального предпринимателя. Платежи по аренде мы произвели на банковские реквизиты, указанные в договоре. Банк вернул нам денежные средства, сославшись на неверное наименование получателя. Оказывается, счет, указанный в договоре аренды принадлежит самому физическому лицу,что не противоречит законам об ИП. Но банк, руководствуясь инструкцией ЦБ РФ, не зачислил на данный счет средства, из-за неверно указанного владельца счета. Можно ли списать в расходы по налогу на прибыль расходы, связанные с доставкой сотрудников до места работы в связи с тем, что до места работы от остановок общественного транспорта трудно добираться пешком. Какие документы надо при этом оформить внутри организации? Не надо ли с сотрудников удерживать НДФЛ при этом?

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как оплатить покупку игральной картой? Самый большой бургер в Бургер Кинг!
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 1
  1. Афиноген

    Как специалист, могу оказать помощь.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных